الصندوق.
قبض أجور الزيارات وطباعة الوصل، وإلغاء فاتورة صدرت اليوم، وعدّ النقد وإقفال الصندوق، وطباعة كشف الصندوق اليومي.
ما هذه الشاشة
«الصندوق» شاشة النقود في الاستقبال. فيها تقبض ما على المرضى من أجور الكشف والزيارة، وتطبع الوصل، وتلغي فاتورة صدرت اليوم بالخطأ. وفي آخر اليوم تعدّ النقد وتقفل الصندوق وتطبع الكشف.
يظهر بجانب «الصندوق» في الشريط الجانبي عدد الفواتير التي تنتظر الدفع.
وفي أعلى الشاشة أربع بطاقات:
- «مقبوضات اليوم»: مجموع ما قُبض اليوم، وعدد الوصولات.
- «نقد في الصندوق»: ما قُبض نقداً وحده، وتحته «للتسليم عند الإقفال». ولا يدخل الصندوق ما يُدفع بالبطاقة أو بزين كاش.
- «بانتظار الدفع»: مجموع المبالغ المتبقية على المرضى، وعدد المرضى.
- «مواعيد متبقية»: مواعيد اليوم التي لم يصل أصحابها بعد، و«إيراد متوقع» منها.
فواتير التحاليل لا تظهر هنا، فالمختبر يسعّرها ويقبضها في صندوقه الخاص.
من يستعملها
موظفو الاستقبال. أما إلغاء فاتورة من يوم سابق، وعكس دفعة قُبضت على فاتورة، فيتولاهما مالك الممارسة أو مديرها من شاشة المالية. انظر المالية.
الخطوات
قبض المبلغ المتبقي كاملاً وطباعة الوصل
- افتح «الصندوق».
- ابحث عن الفاتورة في «بانتظار الدفع (…)». يظهر لكل فاتورة اسم المريض والطبيب وحالة الزيارة، ثم المبلغ المتبقي. ويظهر «· دفعة جزئية» إذا دُفع منها جزء.
- اختر طريقة الدفع بجانبها: «نقد» أو «بطاقة» أو «زين كاش».
- اضغط «تحصيل ووصل». يُقبض المتبقي كله، وتظهر رسالة «حُصِّل …»، ويُفتح «وصل قبض».
- اضغط «طباعة الوصل» وسلّمه للمريض، أو اضغط «إغلاق».
لتقبض جزءاً من المبلغ فقط، اقبضه من لوحة الزيارة في اليوم وقائمة الانتظار، واكتب المبلغ في «المبلغ (د.ع)».
إعادة طباعة وصل
- ابحث عن الدفعة في جدول مقبوضات اليوم، تحت «بانتظار الدفع». أعمدة الجدول: «الوقت» و«المريض» و«الطبيب» و«المبلغ» و«الطريقة».
- اضغط «الوصل» في صفها، ثم «طباعة الوصل».
ما في الوصل
يظهر في الوصل من الأعلى إلى الأسفل:
- اسم الممارسة.
- اسم المريض و«العمر» و«رقم الملف» و«الهاتف»، ورقمه الموحّد (PID) مع رمز يُقرأ بالكاميرا.
- «رقم الوصل» و«رقم الفاتورة» و«التاريخ والوقت» و«الطبيب».
- من أصدر الفاتورة ومن استلم المبلغ، أو «أصدر الفاتورة واستلم المبلغ» إذا كان الشخص نفسه.
- بنود الفاتورة، و«المدفوع بهذا الوصل»، ثم «المتبقي» أو «مدفوع بالكامل».
- «التوقيع والختم».
إلغاء فاتورة صدرت اليوم
يظهر زر «إلغاء» بجانب الفاتورة في «بانتظار الدفع» إذا اجتمعت فيها ثلاثة شروط:
- صدرت اليوم.
- لم يُدفع عليها شيء.
- ليس عليها عمل لطبيب أسنان.
- اضغط «إلغاء» بجانب الفاتورة.
- تظهر نافذة «إلغاء الفاتورة» مع رقمها، وفيها: «إن قُبض على الفاتورة مال فاعكس الدفعة بدل الإلغاء.»
- اكتب «سبب الإلغاء»، مثل: أُصدرت لمريض خطأً. لا يعمل زر الإلغاء حتى تكتب السبب.
- اضغط «ألغِ الفاتورة». تظهر «أُلغيت الفاتورة»، وتختفي من القائمة. وللرجوع دون إلغاء اضغط «تراجع».
أما فاتورة يوم سابق، أو فاتورة دُفع عليها مبلغ، أو فاتورة فيها أعمال أسنان، فيعالجها مالك الممارسة أو مديرها.
إقفال الصندوق في آخر اليوم
- اضغط «إقفال الصندوق وطباعة كشف اليوم» في أسفل بطاقة «حسب طريقة الدفع». تُفتح نافذة «كشف الصندوق اليومي» وفيها التاريخ.
- عُدّ النقد الذي في الصندوق.
- اكتب الناتج في «المبلغ المعدود في الصندوق». يظهر تحته «المتوقَّع نقداً … — الفرق يُسجَّل ولا يمنع الإقفال».
- اضغط «أقفل الصندوق». لا يعمل هذا الزر حتى تكتب مبلغاً. تظهر «أُقفل الصندوق».
- اضغط «طباعة الكشف»، ثم وقّع الورقة وسلّمها مع النقد.
- اضغط «إغلاق».
قبل أن تقفل الصندوق، اعرف أن:
- يُعدّ النقد وحده. أما البطاقة وزين كاش فتظهر في الكشف ولا تدخل العدّ.
- إذا اختلف المعدود عن المتوقَّع، يُسجَّل الفرق في الكشف ويتم الإقفال.
- ما يُقبض بعد الإقفال يُحسب على يوم العمل التالي.
- إذا بقي صندوق أمس دون إقفال وفيه مقبوضات، يُفتح الكشف على يوم أمس أولاً. أقفله، ثم افتح الكشف مرة ثانية لتقفل اليوم.
- إقفال صندوق الاستقبال لا يقفل صندوق المختبر، فلكلٍّ منهما إقفاله.
كشف الصندوق اليومي
يمكن طباعة الكشف قبل الإقفال، ويُكتب عليه حينها «كشف غير مقفل —». وفي الكشف:
- كل وصولات اليوم: «الوقت» و«الوصل» و«المريض» و«الطبيب» و«الدفع».
- «إجمالي اليوم»، ثم المجاميع «حسب طريقة الدفع» و«حسب الطبيب».
- بعد الإقفال: «النقد المعدود» و«النقد المتوقَّع» ووقت الإقفال («أُقفل الصندوق في»).
- في الأسفل مكان «توقيع موظف الاستقبال».
الكشف «ورقة داخلية، غير مخصصة للمرضى».
ما قد تراه وماذا تفعل
- «المبلغ يتجاوز المتبقي على الفاتورة»: المبلغ المكتوب أكبر من المتبقي. صحّحه.
- «المبلغ غير صالح»: اكتب مبلغاً أكبر من صفر.
- «الفاتورة مسدّدة بالكامل»: لم يبقَ على الفاتورة شيء.
- «الفاتورة ملغاة»: أُلغيت هذه الفاتورة، فلا يُقبض عليها.
- «لا تُلغى فاتورة خلفها دفعة — التصحيح بعكس الدفعة»: دُفع على الفاتورة مبلغ. اطلب من مالك الممارسة أو مديرها عكس الدفعة.
- «إلغاء فاتورة يوم سابق لمالك الممارسة»: الفاتورة من يوم سابق، فيلغيها مالك الممارسة أو مديرها.
- «اكتب سبب الإلغاء»: اكتب السبب في حقله.
- «اليوم مقفل — ما يُقبض بعده يقع على يوم العمل التالي»: أُقفل الصندوق من قبل. افتح الكشف لطباعته فقط.
- «لا يُقفل يومٌ لم يأتِ بعد»: أعد فتح الشاشة. وإن بقيت الرسالة، فأخبر فريق حُذام بزر «ملاحظة».
- «المبلغ المعدود غير صالح»: اكتب المبلغ المعدود بالأرقام.
- «لا مقبوضات بعد»: لم يُقبض شيء اليوم.